Wat is de Productivity Score in Microsoft 365 en hoe helpt die jou?
Veel (mensen binnen) organisaties maken dagelijks gebruik van apps als Outlook, Word, Excel, Teams en PowerPoint. Die vind je allemaal terug in Microsoft 365. Stuk voor stuk handige tools waarmee je vast en zeker uitstekend jouw werk kunt doen.
Maar stel je eens voor dat je in die 365-gereedschapskist nog veel meer handige tools hebt, maar dat je niet precies weet hoe je die optimaal kunt gebruiken… Dat is nou net waar de Microsoft 365 Productivity Score om de hoek komt kijken.
In dit artikel
Wil je meer weten over de Productivity Score in Microsoft 365?
De Productivity Score geeft je een helder beeld van hoe effectief jouw organisatie de verschillende Microsoft 365-tools gebruikt. Het is alsof je een persoonlijke coach hebt, die je laat zien waar je jezelf nog kunt verbeteren en hoe je het meeste uit jouw technologie kunt halen. In deze blog vertel ik je graag meer over de mogelijkheden van de Microsoft Productivity Score en hoe je daarmee de productiviteit van jouw organisatie kunt verhogen.
Productivity Score binnen Microsoft 365
De Productivity Score is een slimme tool die jou laat zien hoe goed jouw team communiceert, samenwerkt en technologie gebruikt. Denk aan het meten van hoe vaak je Teams gebruikt voor vergaderingen, op welke manier je documenten deelt via OneDrive en hoe je samenwerkt in Word en Excel. Door deze gegevens te analyseren, krijg je inzicht in waar je qua samenwerking nog kunt verbeteren. Stel je voor dat je ontdekt dat jouw team veel tijd verliest aan lange e-mails, terwijl snelle chats in Teams veel efficiënter zouden zijn. Dat soort zaken kun je terugzien in de score, zodat je weet hoe jouw organisatie ervoor staat. De Productivity Score helpt je om knelpunten te identificeren en aan te pakken.
Hoe werkt de Productivity Score?
De Productivity Score verzamelt en analyseert gegevens van tools zoals Outlook, SharePoint, OneDrive, Teams, Word, Excel en PowerPoint. De tool kijkt naar hoe je communiceert, vergadert, samenwerkt aan documenten en technologie gebruikt. De verkregen gegevens worden omgezet in een score die jou precies laat zien hoe jouw organisatie presteert.
‘Net alsof je een objectief rapportcijfer krijgt voor de productiviteit van jouw organisatie.’
Het is net alsof je een objectief rapportcijfer krijgt voor de productiviteit van jouw organisatie. En het mooie is: je kunt zelf doelen instellen om specifieke verbeteringen te realiseren. Voorbeeld: als je merkt dat vergaderingen te lang duren, kun je een doel stellen om de vergadertijd te verkorten. Daarbij is het goed om te weten dat Microsoft kijkt naar de laatste 28 dagen. Je kunt ook kiezen voor andere weergaven, zoals 30, 90 of 180 dagen.
Voordelen van de Productivity Score
De Productivity Score biedt geweldig veel voordelen. Je wordt geholpen om te zien hoe effectief jouw team de Microsoft 365-tools gebruikt, zodat je productiviteitskansen kunt identificeren en benutten. Door gedetailleerde analyses van communicatie, samenwerking en mobiliteit kun je knelpunten opsporen en gerichte verbeteringen doorvoeren. Dat leidt tot een betere werkomgeving, omdat jouw medewerkers dan efficiënter en met meer plezier kunnen werken. Op basis van die informatie kunnen gerichte trainingen worden gegeven of kunnen projectteams hun samenwerking optimaliseren. Daarbuiten zijn nog meer mogelijkheden.
Uitdagingen en oplossingen
Een vaak voorkomende uitdaging is het correct interpreteren van de data. Het is belangrijk om niet alleen naar de cijfers te kijken, maar ook naar de context. Zo is een populaire misvatting dat de Productivity Score alleen kwantitatieve data genereert, terwijl de tool ook (en wel degelijk) kwalitatieve inzichten geeft.
‘Concrete verbeteringen doorvoeren en de productiviteit van jouw organisatie verhogen.’
Mijn advies is om regelmatig de data uit de Productivity Score tegen het licht te houden en te kijken op welke gebieden verbetering mogelijk is. Het betrekken van jouw medewerkers is daarbij erg belangrijk. Zorg ervoor dat zij ook weten hoe het gebruik van de Microsoft 365-functionaliteiten ervoor staat, zodat ze bij kunnen dragen aan de verbeteringen.
Tot slot is het enorm belangrijk dat je jouw medewerkers op basis van deze kennis helpt om de beschikbare functionaliteiten beter te gebruiken. Met gerichte trainingen zorg je ervoor dat zij de juiste kennis krijgen aangereikt. Zo kun je concrete verbeteringen doorvoeren en de productiviteit van jouw organisatie verhogen.
Conclusie
De Productivity Score biedt jou(w organisatie) inzicht in het gebruik van Microsoft 365 en helpt jou om de productiviteit (binnen jouw organisatie) te verhogen. Elke organisatie zou wat mij betreft deze tool moeten gebruiken voor efficiëntere samenwerking en communicatie. Wil je meer weten over wat de tool specifiek voor jou en jouw organisatie kan betekenen? Neem contact met me op en ik vertel je er graag meer over.
Dit artikel is geschreven door:
Dit artikel is geschreven door:
