Met SharePoint Premium werk je stukken productiever
Waar je ook werkt, wat je als kantoorwerker ook doet; je hebt dagelijks te maken met uiteenlopende documenten. Dat kan variëren van het afhandelen van facturen tot het opstellen van contracten of offertes. De vooruitgang van AI-technologieën in platforms zoals SharePoint en Teams maakt het nog gemakkelijker om snel en efficiënt bestanden te creëren en daar waardevolle informatie uit te halen.
In dit artikel
Wil je meer weten over Sharepoint Premium?
Daarnaast heeft Microsoft SharePoint Premium geïntroduceerd, waarmee de manier van werken met documenten dankzij de kracht van AI gigantisch verandert. Door de inzet van SharePoint Premium wordt het een fluitje van een cent om de productiviteit binnen jouw werk te verhogen en kun je jouw bedrijfsprocessen slim optimaliseren. Maar wat kun je er precies mee in je dagelijkse werkzaamheden? In deze blog noem ik een aantal praktijkvoorbeelden binnen SharePoint Premium.
Templates maken binnen SharePoint
Met SharePoint Premium kunnen jij en jouw medewerkers eenvoudig templates voor vaak gebruikte documenten maken. Door specifieke velden in de sjablonen te definiëren, kun je snel en efficiënt documenten personaliseren zonder telkens opnieuw dezelfde informatie in te hoeven voeren. Op deze manier kun je lege velden toevoegen of keuzelijsten maken, zodat je vooraf vastgestelde antwoorden kan kiezen. Dit bespaart niet alleen tijd, maar verhoogt ook de efficiëntie en consistentie in de ontwikkeling van documenten. Vooral medewerkers die dagelijks de nodige documenten moeten maken, zoals rapporten, contracten en beleidsdocumenten, profiteren enorm van deze functionaliteit. Het gebruik van sjablonen zorgt ervoor dat alle noodzakelijke informatie gemakkelijk en uniform kan worden ingevuld. Dat draagt concreet bij aan een gestroomlijnd en professioneel werkproces.
Informatie uit documenten extraheren
Daarnaast wordt het ook eenvoudiger om documenten efficiënter te verwerken. Vooral wanneer je dagelijks veel bestanden zoals facturen ontvangt, kun je dit proces automatiseren. Je kunt een kant-en-klaar model gebruiken voor data-extractie of zelf een model ontwikkelen om de benodigde gegevens uit het document te extraheren. Nadat je het model hebt aangepast aan je eigen wensen, kun je starten met het uploaden van jouw bestanden. SharePoint Premium maakt gebruik van AI om de juiste gegevens te extraheren, waarna je kunt bevestigen of de informatie correct is. Met een paar klikken zorg je er dus voor dat de gegevens geëxtraheerd kunnen worden. Nadat het model gereed is, kun je het publiceren naar verschillende sites. Per site kun je vervolgens bestanden uploaden, waarna SharePoint de bestanden gaat analyseren en de specifieke informatie netjes in kolommen in SharePoint geplaatst worden.
Automatisch SharePoint-kolommen invullen
Op dit moment is het al mogelijk om binnen SharePoint kolommen te maken en deze te vullen met informatie. Met SharePoint Premium wordt het ook mogelijk om deze kolommen met behulp van AI automatisch te vullen. Hoe dat precies in z’n werk gaat? Binnen SharePoint kun je een prompt invoeren, waarin je aangeeft welke informatie er in een kolom moet komen.
'Nadat je de prompt hebt geschreven, worden de bestanden geanalyseerd en worden de kolommen automatisch gevuld.'
Zo kun je bijvoorbeeld vragen of de kolom het type bestand weergeeft, waarbij je aangeeft dat het om een factuur, offerte, of contract kan gaan. Of je stelt de vraag wat de einddatum van het contract is. Nadat je de prompt hebt geschreven, worden de bestanden geanalyseerd en worden de kolommen automatisch gevuld. Je kunt dus het generatieve AI-model binnen SharePoint gebruiken om data te classificeren en jou te helpen bij het invoeren van specifieke gegevens. Hiermee bespaar je gegarandeerd een hoop tijd, waardoor je veel productiever gaat werken.
Documenten digitaal ondertekenen met eSignature
SharePoint eSignature is onderdeel van SharePoint Premium en maakt het mogelijk om bestanden digitaal te laten ondertekenen. Het grote voordeel hiervan is dat de tool geïntegreerd is binnen SharePoint, zodat de bestanden opgeslagen blijven binnen de beveiligde SharePoint-omgeving. Bij het inrichten van eSignature kun je kiezen op welke sites je de functionaliteit wilt inschakelen. Vervolgens kun jij (of kunnen jouw medewerkers) de personen invoeren die het document moeten ondertekenen en kun je specifieke velden slepen naar de plekken in het document. Denk aan de positie in het document waar een naam en datum moeten staan en de plek waar de handtekening gezet moet worden. Nadat het verzoek is verzonden, krijgt de ontvanger een mail met de link naar het document. Het voordeel van eSignature is dat het ondertekenen van documenten enorm wordt vereenvoudigd en medewerkers geen nieuwe tool hoeven te gebruiken.
Bestanden snel en slim vertalen binnen SharePoint
Misschien heb je weleens bestanden die vertaald moeten worden omdat jouw klant of opdrachtgever niet dezelfde taal spreekt. Vaak roepen we dan de hulp in van vertaalprogramma’s of AI-tools die deze bestanden kunnen vertalen. Alleen gaat dat vaak niet zo efficiënt als we zouden willen. Het kopiëren en plakken van teksten vergt veel tijd en gaat ten koste van onze productiviteit. Binnen SharePoint Premium kun je gemakkelijk een vertaalde kopie van een geselecteerd bestand (of meerdere bestanden) maken in een SharePoint-bibliotheek. Het grote voordeel hiervan is dat de opmaak en structuur van het bestand (of de bestanden) zo optimaal behouden blijven. Je kunt bestanden op aanvraag vertalen of automatisch op grotere schaal door een vertaalregel te maken. Handig he?!
Pay-as-you-go model
Wanneer je aan de slag wilt met de premium mogelijkheden van SharePoint, heb je om te beginnen een Azure subscription en een Azure resource group binnen die subscription nodig. Wanneer je deze zaken al voor andere doelen hebt, ben je klaar om aan de slag te gaan. Het is goed om te weten dat je met SharePoint Premium alleen betaalt voor wat je gebruikt. Het aantal gegenereerde bestanden, het aantal vertaalde documenten en het aantal ondertekende documenten bepaalt hoeveel je aan het eind van de maand moet aftikken. Wanneer je dus een tijdje wat minder gebruik maakt van de diensten, hoef je daar niet voor te betalen.
Meer mogelijkheden…
Naast de mogelijkheden die ik heb besproken, zijn er veel andere functionaliteiten die binnen SharePoint Premium beschikbaar zijn. Denk aan het maken van aantekeningen binnen meer dan 400 verschillende bestandstypen, het samenvoegen en extraheren van pdf’s, het taggen van afbeeldingen, PII-detectie, optical character recognition en het archiveren en back-uppen van data.
Wil jij weten wat SharePoint Premium voor jouw organisatie kan betekenen? Neem gerust contact met me op. Ik vertel je er graag meer over.
Dit artikel is geschreven door:
Dit artikel is geschreven door:
