Bouw een modern intranet in SharePoint: van kostenpost tot winst
Je kent het vast wel: een intranet dat ooit enthousiast werd gelanceerd, maar nu een verouderd en rommelig archief is. Drie versies van hetzelfde document, een zoekfunctie die steevast niets vindt en nieuwsberichten die niemand leest. Medewerkers raken gefrustreerd, haken af en zoeken hun eigen, inefficiënte weg.
Met een modern intranet in SharePoint is dat verleden tijd. SharePoint combineert documentbeheer, nieuws en samenwerking in één platform dat al onderdeel is van je Microsoft 365-licentie. Je betaalt dus niet voor een extra tool, maar gebruikt slimmer en vollediger wat je al in huis hebt.
In dit artikel
Wil je meer weten over het bouwen van een intranet in SharePoint?
Waarom SharePoint de slimme keuze is
De voordelen van SharePoint als intranetbasis zijn concreet. Het platform geeft je standaard de beschikking over:
- Communicatiesites: strak vormgegeven sites voor het delen van organisatiebreed nieuws en aankondigingen.
- Teamsites: functionele, op samenwerking gerichte omgevingen waar teams hun documenten beheren en projecten uitvoeren.
- Hub sites: een overkoepelende structuur die sites logisch verbindt, met een consistente navigatie en branding.
- Integratie met Teams: via Viva Connections wordt je intranet de startpagina binnen Microsoft Teams, naadloos toegankelijk op desktop en mobiel.
Microsoft noemt dit het ‘intelligente intranet’: een dynamisch platform waar nieuws, content en samenwerking persoonlijk en relevant samenkomen. Het is de plek waar medewerkers hun werkdag starten. Onderzoek toont aan dat organisaties die hun intranet integreren via Viva Connections, gemiddeld 40% meer verkeer genereren dan losse, externe portals.
Een intranet werkt pas écht als het de plek wordt waar je medewerkers graag hun dag willen beginnen.
De grootste fout bij het bouwen van een nieuw intranet? Beginnen met kleurenschema’s en webparts, zonder een duidelijke structuur. Een aantrekkelijk design is belangrijk, maar het fundament is de informatiearchitectuur: de manier waarop informatie is georganiseerd, gekoppeld en vindbaar gemaakt.
Best practices voor een solide fundament
- Gebruik hubstructuren om afdelingen logisch te koppelen. Dit creëert een herkenbare navigatie voor de hele organisatie.
- Zorg dat metadata en zoekfilters goed zijn ingericht. Zonder dit blijft informatie onvindbaar, hoe mooi de site er ook uitziet.
- Stel duidelijk eigenaarschap per site vast. Wie is verantwoordelijk voor de actualiteit van de content?
De gerenommeerde Nielsen Norman Group (NN/g) benadrukt al jaren dat succesvolle intranetten draaien om efficiëntie. De vuistregel: medewerkers moeten hun taak binnen drie klikken kunnen uitvoeren. Zonder een heldere, logische structuur haken mensen onvermijdelijk af.
De bouwblokken van een modern intranet
Een effectief SharePoint-intranet bestaat uit een aantal vaste componenten:
- Een homepage als centrale startpagina, met het belangrijkste nieuws, starttegels en een krachtige zoekfunctie.
- Afdelingssites waar teams hun eigen documenten, processen en nieuws beheren.
- Slimme webparts zoals Nieuws, Evenementen en Snelle Koppelingen, die zorgen voor een dynamisch overzicht.
- Viva Connections als toegangspoort in Microsoft Teams, op desktop en mobiel.
Een goed intranet voelt als een digitaal kantoor. Op de homepage zie je het laatste nieuws, open je je favoriete tools en vind je met één zoekopdracht het document dat je nodig hebt. Door de mobiele integratie blijven ook buitendienstmedewerkers volledig aangesloten. Zo wordt het intranet de verbindende factor in een hybride organisatie.
Zo start je concreet in drie stappen
-
- Inventariseer wensen. Ga in gesprek met medewerkers. Wat missen ze nu? Welke informatie kost onnodig veel tijd om te vinden? Leg de behoeften vast en stel prioriteiten.
- Bouw een prototype. Start klein en gefocust. Ontwerp een simpele homepage met nieuws, snelkoppelingen en één of twee afdelingssites. Test de navigatie met een kleine groep en pas aan wat niet logisch voelt.
- Rol gefaseerd uit. Voeg stap voor stap afdelingen en functionaliteiten toe. Train content-eigenaren en zorg voor heldere governance: wie publiceert wat en wie is verantwoordelijk voor onderhoud?
Gebruik de ingebouwde analytische tools om te meten wat werkt. Welke pagina’s worden goed bezocht? Op welke zoektermen wordt veel gezocht, maar niets gevonden? Gebruik die inzichten om het intranet continu te verbeteren.
Wat levert het op? De resultaten tellen...
Een goed ingericht SharePoint-intranet levert tastbare voordelen op:
- Rust en overzicht: medewerkers weten waar ze moeten zijn voor betrouwbare informatie.
- Betere betrokkenheid: nieuws en evenementen bereiken meer collega’s en interne communicatie wordt effectiever.
- Minder e-mail: centrale informatievoorziening vermindert de stroom aan interne vragen en updates via mail.
- Hogere productiviteit: minder zoektijd betekent minder frustratie en meer tijd voor kerntaken.
Onderzoek van Forrester (2024) toont aan dat organisaties gemiddeld 20-25% van de tijd besparen die medewerkers anders kwijt zijn aan het zoeken naar informatie. De Intranet Benchmarking Survey 2025 (ClearBox) bevestigt dit: 73% van de bedrijven zag een toename in interne betrokkenheid na de implementatie van hun SharePoint-intranet.
Conclusie: klein beginnen, groot denken
Een modern intranet bouwen is geen intimiderend megaproject. Het is een proces van slim starten, leren van feedback en stap voor stap uitbreiden. Begin met een pilotafdeling, laat zien wat het oplevert en schaal daarna op. Zo bouw je een intranet dat aansluit bij wat medewerkers écht nodig hebben.
Onze aanbeveling: start met een pilot, bewijs de winst en rol daarna verder uit. En wil je een handige blauwdruk voor jouw organisatie? Neem gewoon contact met me op en ontdek hoe je binnen afzienbare tijd een goed werkend intranet kunt hebben.
Dit artikel is geschreven door:
Dit artikel is geschreven door:
