Het tijdperk van de fax ligt inmiddels ver achter ons. Waar je vroeger een kolossaal faxapparaat in het kantoor had staan, is die ondertussen vervangen door modernere communicatiemiddelen. Daarmee is ook een einde gekomen aan het vervangen van faxrollen en het wisselen van toners. Dat bespaart natuurlijk een hoop kosten en het scheelt ook de nodige ruimte op je bureau. De laatste jaren hebben verschillende nieuwe manieren om te communiceren hun intrede gedaan in de kantoorwereld. Outlook ken je ongetwijfeld wel; en Teams waarschijnlijk ook, maar heb je weleens van Yammer gehoord? En wanneer gebruik je al die applicaties nou precies?
Voor veel organisaties is Outlook het voornaamste communicatiemiddel. De eerste versie die in 1997 op de markt werd gebracht, was Outlook 97 en sindsdien is er flink wat veranderd. Ondanks die veranderingen is Outlook nog steeds uitermate geschikt voor directe communicatie tussen jou en je collega’s, bijvoorbeeld voor het bevestigen van afspraken of het sturen van een korte vraag naar een collega. Mailen is ook een prima manier om de contacten met je klanten te onderhouden. Daarmee is Outlook in wezen de perfecte applicatie om formeel met elkaar te communiceren. Alleen kleven er wel steeds meer nadelen aan. Daarover lees je meer in een andere blog: E-mail, waarom we er echt mee moeten stoppen
Naast Outlook heeft Microsoft in 2017 Microsoft Teams gelanceerd. Wanneer je vaak samenwerkt met collega’s, kan het handig zijn om in Teams een team aan te maken. In de teamomgeving kun je alle informatie kwijt die nuttig is voor jouw team en kun je snel schakelen met de teamleden. Door Teams te gebruiken hoef je niet meer eindeloos documenten te versturen en wordt je mailbox ontlast. Waar je eerst Outlook moest doorspitten voor een bepaald bestand, staan alle teambestanden nu overzichtelijk in verschillende kanalen en mappen bij elkaar. Ook kun je in Teams chatten en videobellen met elkaar, waardoor je efficiënt op afstand met elkaar kunt communiceren. Handig toch?
Het komt vast weleens voor dat je samenwerkt met een collega die niet in jouw team zit. Dat kan een collega zijn die niet direct bij jouw project betrokken is, maar wel belang heeft bij dezelfde informatie als jij. Onderwerpen die organisatiebreed spelen zijn bijvoorbeeld ‘veilig werken’ of de wet- en regelgeving op het gebied van privacy. Yammer is een laagdrempelig middel om daarover kennis en informatie te delen. Eigenlijk heeft Yammer wel iets weg van WhatsApp, waarmee je kunt chatten en foto’s, filmpjes en andere documenten kunt sturen. In Yammer gaat dat net zo eenvoudig. Je kunt Yammer dus goed inzetten wanneer je wilt communiceren met collega’s buiten je team.
Outlook, Teams en Yammer hebben zoals je ziet elk hun eigen functionaliteiten. Wanneer je deze applicaties slim in jouw organisatie inzet, pluk je er uiteindelijk de productieve vruchten van. Ben je benieuwd naar welke mogelijkheden Teams nog meer biedt? Neem contact met me op en ik vertel je hoe je de samenwerking in jouw organisatie met Microsoft Teams naar een hoger niveau kunt tillen.
Dit artikel is geschreven door:
Dit artikel is geschreven door:
