SharePoint implementeren: 7 veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt)
Jouw organisatie maakt de overstap naar SharePoint. Yesss… Eindelijk overzicht, makkelijker documenten delen, nooit meer eindeloos zoeken naar versies van ‘definitief-final-echt-nu.docx’. Tenminste, dat is de belofte. In de praktijk blijkt het echter vaak een stuk weerbarstiger. Het systeem wordt enthousiast uitgerold, maar drie maanden later zijn de oude problemen in een nieuw jasje terug. Medewerkers roepen dat ze wéér niet kunnen vinden wat ze zoeken, bestanden staan nog steeds op meerdere plekken en zo verdwijnen jouw digitale innovatieplannen als sneeuw voor de zon.
In dit artikel
Meer weten over een goede SharePoint migratie?
Dat is zonde en vooral onnodig. SharePoint kan echt het verschil maken. Als je de implementatie maar niet onderschat en niet dezelfde fouten maakt als zoveel anderen voor jou. Een slimme start met SharePoint bespaart je organisatie niet alleen een hoop zoekwerk en ergernis, maar levert ook meer grip, sneller samenwerken en tevreden collega’s op. Wil je eindelijk een digitale werkplek waar mensen wél bij de juiste info kunnen en niet steeds terugvallen op hun oude gewoontes? Dan loont het om deze blog nét even beter te lezen dan het zoveelste memorandum over een project dat al jaren niet wil vlotten.
Succesvol met SharePoint: waar moet je op letten?
Wil je weten hoe je van SharePoint wél een succes maakt? Vermijd dan de zeven klassieke missers die ik hieronder beschrijf. Dan voorkom je niet alleen klachten en tijdverlies, maar zorg je er ook voor dat jouw medewerkers efficiënt, soepel en met plezier samenwerken. Zo kunnen ze eindelijk de voordelen uit SharePoint halen waar iedereen de hele tijd al op hoopte en worden digitale werkplekken echt een aanwinst voor jouw organisatie.
1. SharePoint behandelen als netwerkschijf met mapjes
Veel organisaties kopiëren hun oude mappenstructuur klakkeloos naar SharePoint. Gevolg: precies dezelfde onwerkbare bende, alleen met een modern logo erop. En dan kun je dus alweer net zo goed alles naar jezelf gaan mailen.
Hoe voorkom je het?
Denk vooraf na over de structuur en gebruik de mogelijkheden van SharePoint: metadata, zoekfuncties en logische indeling.
Wat levert het op?
Sneller vinden van informatie, minder frustratie, meer tijd over voor écht werk.
2. Gebruikers pas achteraf betrekken
SharePoint wordt vaak van bovenaf uitgerold, zonder te praten met mensen die er dagelijks mee werken. Geheid dat je dan weerstand krijgt en creatieve omwegen (‘ik sla het toch wel op m’n eigen harde schijf op.’).
Hoe voorkom je het?
Laat gebruikers vanaf het begin meedenken en meebeslissen.
Wat levert het op?
Meer draagvlak én een systeem waar mensen echt mee willen werken.
3. Rechten slordig instellen
Zomaar iedereen overal toegang toe geven – ‘dan is het in elk geval geregeld’ – klinkt makkelijk, maar het eindigt altijd met vervelende situaties. Denk aan een stagiair die ineens bij de salarisgegevens van alle medewerkers kan.
Hoe voorkom je het?
Bepaal wie wat mag zien en houd het actueel.
Wat levert het op?
Gecontroleerde toegang en geen datalekken.
4. Alles tegelijk live zetten
Met één druk op de knop van het oude naar het nieuwe systeem: spannend, maar vaak vooral hectisch. Problemen zijn niet meer te overzien en aanpassingen nauwelijks te maken.
Hoe voorkom je het?
Rol gefaseerd uit: begin klein, leer, schaaf bij en dan verder.
Wat levert het op?
Rust in de organisatie, minder storingen, soepelere overstap.
5. Geen duidelijke afspraken over naamgeving en structuur
Als iedereen zelf verzint hoe en waar bestanden opgeslagen worden, is het al snel weer zoeken naar dat beruchte ‘definitief_definitief_final.docx’-bestand.
Hoe voorkom je het?
Spreek centrale, simpele regels af over structuur én naamgeving.
Wat levert het op?
Iedereen weet waar wat staat en vindt het zonder gedoe terug.
6. Te veel vanuit techniek denken, te weinig vanuit gebruiker
SharePoint biedt talloze mogelijkheden. Maar als het systeem vooral een hobbyproject van de IT-afdeling wordt, haakt de rest snel af.
Hoe voorkom je het?
Zet gebruiksgemak en eenvoud centraal, streep onnodige extra’s weg.
Wat levert het op?
Gebruikers die SharePoint snappen én benutten.
7. Denken dat het klaar is bij livegang
Na de lancering je handen ervan aftrekken is vragen om ellende. Want: routines veranderen langzaam en zonder bijsturing groeit elk systeem dicht.
Hoe voorkom je het?
Plan vanaf het begin terugkommomenten, vraag feedback en stuur bij.
Wat levert het op?
SharePoint blijft werkbaar, fris en in lijn met de praktijk.
Nog twee veelvoorkomende valkuilen
Geen gebruik maken van automatiseringsmogelijkheden
SharePoint is geen ordnerkast in de cloud: je kunt er juist veel repeterend werk automatiseren. Denk aan goedkeuringsflows, slimme meldingen of processen die zichzelf aansturen. Vreemd genoeg laten veel bedrijven die inkoppertjes gewoon voorbijgaan.
Voorkomen? Kijk samen met je gebruikers waar routines zitten, zoek uit wat geautomatiseerd kan worden en maak daar meteen werk van. Anders doe je jezelf echt tekort.
Denken dat je het zelf wel doet zonder expertise
SharePoint implementeren lijkt simpel (‘even klikken, komt goed…’). Maar ondertussen… Je gaat toch ook geen dakkapel zetten als je niet goed weet wat je doet? Zonder kennis mis je kansen of – erger nog – bouw je ellende in.
Voorkomen? Schakel gewoon op tijd hulp in. Dat is geen zwaktebod, maar pure winst. Het scheelt je slapeloze nachten én gezeur van collega’s.
Tot slot
Je hoeft het wiel niet zelf uit te vinden en al helemaal niet dezelfde fouten te maken als talloze anderen vóór jou. Wil je iets dat wél oplevert wat je aan je medewerkers belooft? Onthoud dan: niet de techniek, maar het gebruik bepaalt het succes. Kies voor slimme keuzes aan de voorkant en blijf actief bijsturen als de praktijk erom vraagt. Zo zorg je dat jouw digitale werkplekken niet alleen vandaag, maar ook morgen en volgend jaar nog werken zoals jij en je collega’s dat willen en nodig hebben.
Wil je hier eens over sparren of heb je praktisch advies nodig? Neem gerust contact met me op. Dan voorkom je met een beetje geluk dat jouw SharePoint een nieuw hoofdpijndossier wordt. Daar wordt niemand vrolijk van. Dus…? 😊
Dit artikel is geschreven door:
Dit artikel is geschreven door:
